3-Wege-Match: Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichen
Rechnung öffnen, Bestellung suchen, Lieferschein prüfen, Mengen vergleichen und anschließend die Freigabe per E-Mail einholen: In vielen Unternehmen läuft die Rechnungsverarbeitung noch immer manuell ab. Bei wenigen Belegen mag das funktionieren. Bei mehreren hundert oder tausend Eingangsrechnungen pro Monat wird der Prozess jedoch schnell langsam, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar.
Eine Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung kann diesen Aufwand deutlich reduzieren. Sie erfasst Rechnungsdaten, verknüpft die passenden Dokumente und prüft, ob Bestellung, Lieferschein und Rechnung übereinstimmen. Dieser Prozess wird als 3-Wege-Abgleich oder 3-Way-Matching bezeichnet. Genau hier setzt InvoiceONE von ProcessONE an. Die Lösung verbindet intelligente Datenerfassung, automatisierte Rechnungsprüfung, digitale Freigabeworkflows und den Abgleich auf Positionsebene. Unternehmen können dadurch ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren und die manuelle Prüfung auf tatsächliche Abweichungen konzentrieren.
Was ist ein 3-Wege-Abgleich?
Beim 3-Wege-Abgleich werden drei Dokumente beziehungsweise Informationsquellen miteinander verglichen:
- Bestellung: Was wurde beim Lieferanten bestellt?
- Lieferschein oder Wareneingang: Was wurde tatsächlich geliefert?
- Rechnung: Was wird dem Unternehmen in Rechnung gestellt?
Die zentrale Frage lautet: Wurde genau das berechnet, was bestellt und geliefert wurde? Dafür werden unter anderem Artikel, Mengen, Einheiten, Preise, Bestellnummern und weitere Positionsdaten geprüft. Stimmen die relevanten Angaben innerhalb der festgelegten Toleranzen überein, kann die Rechnung automatisch in den Freigabe- oder Buchungsprozess weitergeleitet werden. Bei einer Abweichung wird sie gezielt zur Klärung an die zuständige Stelle gegeben. Der 3-Wege-Abgleich ist damit mehr als ein einfacher Dokumentenvergleich. Er bildet einen kontrollierten Prüfschritt im Procure-to-Pay-Prozess ab und schafft eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Einkauf, Wareneingang und Kreditorenbuchhaltung.
Warum die manuelle Rechnungsprüfung an Grenzen stößt
Die manuelle Prüfung einer Eingangsrechnung besteht häufig aus vielen einzelnen Arbeitsschritten. Mitarbeitende übernehmen Rechnungen aus E-Mail-Postfächern oder Portalen, erfassen Daten, suchen Bestellungen im ERP-System und tragen Lieferscheine aus verschiedenen Ablagen zusammen.
- Menge auf Rechnung und Lieferschein stimmt nicht überein.
- Preis auf Rechnung und Bestellung weicht ab.
- Lieferschein liegt vor, Rechnung fehlt noch.
- Rechnung kommt als PDF, Lieferschein liegt ausgedruckt im Lager.
- Handschriftliche Korrekturen auf Papierlieferscheinen können nicht verarbeitet werden.
- Unterschiedliche Bezeichnungen, Artikelnummern und Einheiten erschweren die Zuordnung.
- Mehrere Lieferscheine gehören zu einer Rechnung.
- Abweichungen müssen manuell gesucht und zwischen Einkauf, Lager und Buchhaltung geklärt werden.
- Freigaben werden per E-Mail weitergeleitet und bleiben ohne zentralen Status.
- Lieferscheine von Baustellen oder Niederlassungen lassen sich nicht eindeutig zuordnen.
- Informationen sind auf Buchhaltung, Einkauf, Lager und Fachabteilungen verteilt.
Mit wachsendem Rechnungsvolumen steigt dadurch nicht nur der Zeitaufwand. Auch das Risiko für Fehlzahlungen, verspätete Freigaben und verlorene Skontofristen nimmt zu.
Rechnung, Bestellung und Lieferschein automatisch abgleichen
Eine moderne Software für Rechnungsverarbeitung sollte den Abgleich nicht auf den Gesamtbetrag einer Rechnung beschränken. Entscheidend ist der Positionsabgleich. Nur wenn einzelne Artikel, Mengen und Preise miteinander verglichen werden, lassen sich relevante Abweichungen zuverlässig erkennen.
1. Eingangsrechnungen automatisch erfassen
InvoiceONE übernimmt eingehende Rechnungen aus den vorgesehenen Eingangskanälen und liest relevante Informationen automatisiert aus. Dazu gehören beispielsweise Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise und Steuerdaten. Die automatische Datenerfassung reduziert manuelle Eingaben und schafft die Grundlage für die weitere Rechnungsprüfung. Auch Bestellungen und Lieferscheine können dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.
2. Bestellung und Lieferung zuordnen
Im nächsten Schritt wird die Rechnung mit der passenden Bestellung und dem zugehörigen Lieferschein oder Wareneingang verknüpft. Als Referenzen können unter anderem Bestellnummern, Lieferantendaten, Lieferscheinnummern, Artikelnummern und Positionsinformationen dienen. Dadurch entsteht eine durchgängige Belegkette. Die Buchhaltung muss nicht mehr in mehreren Systemen oder Ordnern nach den zugehörigen Dokumenten suchen.
3. Mengen, Preise und Positionen prüfen
InvoiceONE kann die relevanten Daten der drei Dokumente miteinander vergleichen. Dazu zählen insbesondere:
- bestellte, gelieferte und berechnete Mengen
- Artikelnummern und Artikelbeschreibungen
- Einheiten und Positionsreferenzen
- Einzelpreise und Gesamtbeträge
- Bestellnummern und Lieferantenangaben
- Steuerinformationen und weitere definierte Prüffelder
Für bestimmte Abweichungen lassen sich passende Prüf- und Toleranzregeln definieren. So kann eine geringfügige Mengen- oder Preisabweichung anders behandelt werden als eine deutlich falsche Berechnung.
4. Abweichungen automatisch erkennen
Stimmen Bestellung, Lieferschein und Rechnung überein, kann der Vorgang regelbasiert weiterlaufen. Gibt es eine Abweichung, wird sie sichtbar gemacht und an die verantwortliche Stelle weitergeleitet. Eine Mengenabweichung kann beispielsweise beim Wareneingang geprüft werden. Eine Preisabweichung gehört möglicherweise in den Einkauf. Eine fehlende Bestellnummer oder eine unklare Kontierung kann an die Kreditorenbuchhaltung zurückgegeben werden. Aus der vollständigen manuellen Kontrolle jeder Rechnung wird dadurch ein Ausnahmeprozess: Standardfälle laufen automatisiert, während Mitarbeitende ihre Zeit auf die Fälle konzentrieren, die tatsächlich eine Entscheidung erfordern.
Vorteile automatisierter Rechnungsverarbeitung
Weniger manuelle Arbeit
Die Software übernimmt wiederkehrende Prüfungen und verknüpft die relevanten Dokumente. Dadurch entfällt ein großer Teil des manuellen Suchens und Vergleichens zwischen PDF-Dateien, E-Mails, ERP-Systemen und Papierbelegen.
Schnellere Rechnungsfreigabe
Wenn die Daten vollständig sind und die Belege innerhalb der definierten Regeln übereinstimmen, kann die Rechnung schneller freigegeben werden. Das reduziert Liegezeiten und unterstützt die fristgerechte Bearbeitung.
Weniger Fehl- und Doppelzahlungen
Der Abgleich vor der Zahlung hilft dabei, falsche Mengen, nicht vereinbarte Preise, fehlende Lieferungen und doppelte Rechnungen frühzeitig zu erkennen. Bezahlt wird damit nur, was bestellt und geliefert wurde.
Skontofristen besser nutzen
Schnellere Prüfungen und klar definierte Zuständigkeiten helfen, Rechnungen rechtzeitig freizugeben. Unternehmen können dadurch bestehende Zahlungsziele besser einhalten und Skontofristen zuverlässiger nutzen.
Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein digitaler Rechnungsworkflow zeigt, welche Dokumente zu einer Rechnung gehören, welche Prüfungen durchgeführt wurden und an welcher Stelle eine Abweichung aufgetreten ist. Das erleichtert Rückfragen, interne Kontrollen und spätere Prüfungen.
Skalierbare Prozesse
Digitale Workflows lassen sich leichter an steigende Belegmengen anpassen als manuelle Abläufe. Unternehmen können dadurch mehr Rechnungen verarbeiten, ohne den Prüfaufwand im gleichen Verhältnis zu erhöhen.
InvoiceONE: Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung
Der 3-Wege-Abgleich ist ein zentraler Bestandteil von InvoiceONE. Die Lösung unterstützt darüber hinaus den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Freigabe.
- Intelligente Datenerfassung: Relevante Rechnungs- und Dokumentendaten werden automatisch aus E-Mail-Anhängen erkannt und für die weitere Verarbeitung strukturiert bereitgestellt. Das reduziert die manuelle Erfassung und schafft eine einheitliche Datenbasis.
- Automatische Dokumentenerkennung: Eingehende Dokumente können kategorisiert und dem passenden Prozess zugeordnet werden. So lassen sich Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine in einem durchgängigen Vorgang zusammenführen.
- Digitale Freigabeworkflows: Rechnungen können anhand definierter Regeln an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Abweichungen lassen sich gezielt an Einkauf, Lager, Fachabteilung oder Buchhaltung routen.
- Integration in bestehende Systeme: Eine Lösung für automatisierte Rechnungsverarbeitung sollte bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme ergänzen. InvoiceONE ist darauf ausgelegt, vorhandene Prozesse und Systeme einzubinden, anstatt die gesamte IT-Landschaft ersetzen zu müssen. So können Originalbeleg samt Rechnungs- und Buchungsdaten z.B. direkt in BMD, SAP oder weitere Systeme übergeben werden.
- Nachvollziehbare Bearbeitung: Alle relevanten Prozessschritte bleiben zentral einsehbar. Mitarbeitende erkennen schneller, wo sich eine Rechnung befindet, welche Prüfung noch aussteht und warum ein Vorgang möglicherweise nicht automatisch freigegeben wurde.
Für welche Unternehmen eignet sich der automatisierte Abgleich?
Der automatisierte Abgleich ist besonders interessant für Unternehmen, die regelmäßig Waren oder Leistungen auf Bestellung beziehen und ein hohes Rechnungsvolumen verarbeiten. Dazu gehören beispielsweise mittelständische Unternehmen, Handels- und Produktionsbetriebe, Bauunternehmen sowie Organisationen mit mehreren Standorten, Lagern oder Niederlassungen. Besonders relevant ist die Lösung, wenn Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen heute in unterschiedlichen Systemen oder Formaten vorliegen. Auch Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung entlasten, Freigaben beschleunigen oder ihre Rechnungsprozesse transparenter gestalten möchten, können vom 3-Wege-Matching profitieren.
Fazit: Rechnungsverarbeitung automatisieren und Abweichungen gezielt prüfen
Wer Rechnungen manuell mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleicht, bindet viel Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung verbindet die drei entscheidenden Informationen:
- Was wurde bestellt?
- Was wurde geliefert?
- Was wurde berechnet?
InvoiceONE von ProcessONE gleicht diese Informationen automatisiert ab, erkennt Abweichungen auf Positionsebene und unterstützt digitale Freigabeworkflows. So werden Standardfälle schneller verarbeitet, während nur die tatsächlichen Ausnahmefälle manuell geprüft werden müssen.
Häufige Fragen zum Abgleich von Rechnung, Bestellung und Lieferschein
Wie nennt man den Abgleich von Rechnung, Bestellung und Lieferschein?
Der Abgleich wird meist 3-Wege-Abgleich, Drei-Wege-Abgleich oder 3-Way-Matching genannt. Dabei werden Bestellung, Lieferschein beziehungsweise Wareneingang und Lieferantenrechnung miteinander verglichen.
Was wird beim 3-Wege-Abgleich geprüft?
Typischerweise werden Artikel, Mengen, Einheiten, Preise, Bestellnummern und weitere Positionsdaten geprüft. Je nach Prozess können auch Steuerinformationen, Lieferbedingungen und Toleranzgrenzen berücksichtigt werden.
Was ist der Unterschied zwischen 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich?
Beim 2-Wege-Abgleich wird die Rechnung mit der Bestellung verglichen. Beim 3-Wege-Abgleich wird zusätzlich geprüft, ob die bestellte Ware tatsächlich geliefert beziehungsweise als Wareneingang erfasst wurde.
Kann eine Software Abweichungen automatisch behandeln?
Ja. Moderne Lösungen können Abweichungen erkennen, nach Regeln bewerten und zur Klärung an die zuständige Person oder Abteilung weiterleiten. Übereinstimmende Rechnungen können dagegen automatisch in den Freigabeprozess übergehen.
Ersetzt automatisierte Rechnungsverarbeitung das ERP-System?
In der Regel nicht. Eine passende Lösung ergänzt das ERP- und Buchhaltungssystem, indem sie Dokumente erfasst, Prüfungen automatisiert, Freigaben steuert und relevante Daten an bestehende Systeme übergibt.