Was ist der Freigabeworkflow?
Der Freigabeworkflow in InvoiceONE ist ein digitaler Freigabeprozess für Eingangsrechnungen: Jede Rechnung wird vor der Zahlung gezielt an die zuständige Person oder Abteilung weitergeleitet, dort geprüft und freigegeben – nachvollziehbar und nach dem Vier-Augen-Prinzip statt per E-Mail-Ping-Pong. Das spart Zeit, senkt Fehler und schafft eine prüfsichere Dokumentation jeder Rechnungsfreigabe.
Das ist neu
Delegieren
Die FIBU gibt eine Rechnung an einen einzelnen Freigeber oder eine ganze Freigabe-Gruppe weiter.
Einreichen
Rechnungen ohne Freigabebedarf – etwa die Stromrechnung – gehen mit einem Klick direkt in die Zahlung.
Freigabe-Gruppen
Mehrere Freigeber bündeln: Wer die Rechnung zuerst annimmt, bearbeitet sie (First come, first serve).
Volle Transparenz
In der Spalte „Delegiert an“ sehen Sie jederzeit, bei wem eine Rechnung gerade liegt.
Schritt 1: Freigeber anlegen
Jeder Freigeber braucht einen eigenen Benutzer. Den legen Sie in der Benutzerverwaltung über „Neuen Benutzer anlegen“ an und vergeben dabei eine Rolle:
- Administrator – voller Zugriff auf alle Funktionen
- Genehmiger/Freigeber – sieht nur die ihm zugewiesenen Rechnungen
Schritt 2: Freigabe-Gruppen (optional)
Sollen mehrere Personen freigeben dürfen, bündeln Sie sie optional in einer Freigabe-Gruppe:
- Gruppe anlegen – z. B. Einkauf, HR oder Geschäftsführung
- Mitglieder per Häkchen hinzufügen
- First come, first serve: wer zuerst annimmt, bearbeitet die Rechnung
Schritt 3: Einreichen oder Delegieren
In der Rechnungsübersicht entscheidet die Buchhaltung (FIBU) für jede Rechnung einzeln:
- Einreichen → die Rechnung geht direkt zur Zahlung
- Delegieren → die Rechnung geht an einen Freigeber oder eine Gruppe
Schritt 4: Der Freigeber prüft die Rechnung
Im Reiter „In Freigabe“ sieht der Freigeber alle an ihn delegierten Rechnungen – und hat drei Möglichkeiten:
- Einreichen → zurück an die FIBU zur Zahlung
- Delegieren → an einen weiteren Freigeber weiterreichen
- Ablehnen → Rechnung erhält den Status „Abgelehnt“
Schritt 5: Eingeschränkte Sicht & Nachverfolgung
Ein Freigeber sieht bewusst nur, was ihn betrifft – das hält den Prozess übersichtlich und datensparsam:
- Freigeber sehen nur die ihnen zugewiesenen Rechnungen
- Im Reiter „Exportiert“ nur die selbst freigegebenen
- Die FIBU sieht in „Delegiert an“ jederzeit den aktuellen Stand
Was kostet das?
Der Freigabeworkflow steht Ihnen automatisch zur Verfügung:
- Innerhalb Ihres Benutzer-Kontingents: keine Zusatzkosten
- Jeder weitere Benutzer: 8 € pro Monat
Warum sich der Freigabeworkflow lohnt
Ein strukturierter Freigabeprozess spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – gerade bei wachsendem Rechnungsvolumen.
- Schnellere Durchlaufzeiten: Rechnungen erreichen sofort die richtige Person – Skonto-Fristen bleiben gewahrt.
- Klare Verantwortlichkeit: Jede Rechnung hat genau einen zuständigen Freigeber statt diffuser Zuständigkeiten.
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Wer wann was freigegeben hat, ist jederzeit ersichtlich – ein Plus für die Revision.
- Vier-Augen-Prinzip: Rechnungen werden vor der Zahlung geprüft – das senkt das Risiko von Fehlern und Doppelzahlungen.
- Schluss mit E-Mail-Ping-Pong: Der gesamte Ablauf findet an einem Ort statt – nicht verstreut in Postfächern.
Für wen sich der Freigabeworkflow lohnt
Der Freigabeworkflow zahlt sich überall dort aus, wo mehr als eine Person an der Rechnungsfreigabe beteiligt ist:
- Teams mit mehreren Abteilungen – Einkauf, HR, Geschäftsführung
- Unternehmen mit Bestellfreigaben und Budgetverantwortung
- Steuerberatungen und Kanzleien, die Eingangsrechnungen prüfen
- Alle, die eine revisionssichere, nachvollziehbare Rechnungsfreigabe brauchen
Praxis-Tipps für den Start
Bei der Einführung haben sich ein paar Vorgehensweisen besonders bewährt:
- Mit Gruppen statt Einzelpersonen arbeiten: So springt bei Urlaub oder Krankheit automatisch jemand anderes ein – kein Engpass.
- Sprechende Gruppennamen vergeben, etwa „Einkauf“, „HR“ oder „Geschäftsführung“ – das erleichtert das Delegieren.
- Klein starten: eindeutige Fälle wie Strom- oder Telefonrechnungen direkt „Einreichen“, komplexere Rechnungen gezielt delegieren.
- Intern eine Wertgrenze festlegen, ab der eine Freigabe Pflicht ist – das schafft Klarheit im Team.
- Rollen sparsam vergeben: Nur wer wirklich freigeben muss, braucht einen Benutzer – das hält Übersicht und Kosten niedrig.
Häufige Fragen
Brauche ich für jeden Freigeber einen eigenen Benutzer?
Ja. Nur mit eigenem Benutzer und der Rolle „Genehmiger/Freigeber“ kann jemand Rechnungen freigeben.
Sieht ein Freigeber alle Rechnungen?
Nein. Ein Freigeber sieht ausschließlich die an ihn delegierten Rechnungen – und im Reiter „Exportiert“ nur jene, die er selbst freigegeben hat.
Was passiert bei einer Freigabe-Gruppe?
Die Rechnung geht an alle Mitglieder. Wer sie zuerst annimmt, bearbeitet sie – nach dem Prinzip „First come, first serve“.
Kann eine Rechnung weitergereicht werden?
Ja. Ein Freigeber kann eine Rechnung an einen weiteren Freigeber delegieren, etwa zur fachlichen Prüfung.
Was kostet ein zusätzlicher Freigeber?
Innerhalb Ihres bestehenden Kontingents nichts. Jeder Benutzer darüber hinaus kostet 8 € pro Monat.
Was passiert mit abgelehnten Rechnungen?
Sie wechseln in den Status „Abgelehnt“ und gehen nicht in die Zahlung – nachvollziehbar dokumentiert.
Was bringt ein digitaler Freigabeworkflow?
Schnellere Durchlaufzeiten, klare Verantwortlichkeiten, weniger Fehler – und eine lückenlose, prüfsichere Dokumentation jeder Freigabe.
Ist die Rechnungsfreigabe nachvollziehbar?
Ja. Jeder Schritt – delegiert, eingereicht oder abgelehnt – bleibt dokumentiert; die FIBU sieht über „Delegiert an“ jederzeit den aktuellen Stand.