E-Rechnungspflicht in Österreich: Wer ist ab wann betroffen?
B2G: E-Rechnung an den Bund ist längst Pflicht
Österreich war Vorreiter im öffentlichen Sektor: Bereits seit 1. Jänner 2014 müssen alle Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen an den Bund ausschließlich elektronisch einreichen – Rechtsgrundlage sind die IKT-Konsolidierungsverordnung und die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Die Übermittlung läuft über das Unternehmensserviceportal (USP). Zulässig sind das österreichische ebInterface (XML) und das europaweite PEPPOL BIS – beide basieren auf der Norm EN 16931. Wer als Bundeslieferant noch PDF-Rechnungen per E-Mail schickt, verstößt gegen die Vorschrift und riskiert Zahlungsverzögerungen.
B2B: national noch keine Pflicht – aber nicht mehr lange
Für rein inländische Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) gibt es in Österreich aktuell (Stand Juli 2026) noch keine generelle E-Rechnungspflicht. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt weiterhin als gültig. Diese Freiheit ist allerdings ein Auslaufmodell: Durch die EU-weite Harmonisierung und den Druck der wichtigsten Handelspartner wird sich das in den kommenden Jahren ändern.
Wer ist schon heute indirekt betroffen?
Lieferungen nach Deutschland
Deutschland verlangt seit 1. Jänner 2025, dass umsatzsteuerpflichtige Unternehmen strukturierte E-Rechnungen (EN 16931) empfangen können. Wer an deutsche Kunden liefert, muss E-Rechnungen bereitstellen können. Ab 2027/2028 folgt die stufenweise Versandpflicht.
Grenzüberschreitender EU-Handel (ViDA)
Mit „VAT in the Digital Age“ (ViDA) führt die EU ab 1. Juli 2030 die verpflichtende strukturierte E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze samt Echtzeit-Meldung ein. Seit April 2025 dürfen Mitgliedstaaten zudem nationale B2B-Pflichten ohne EU-Genehmigung einführen.
Der Zeitplan im Überblick
Wann kommt die Pflicht für wen? Die wichtigsten Fristen auf einen Blick:
- seit 2014 – B2G: Rechnungen an den Bund nur elektronisch (ebInterface oder PEPPOL, EN 16931) über das USP.
- seit 1.1.2025 – Deutschland: umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
- 2027/2028 – Deutschland: stufenweise Versandpflicht für B2B-Rechnungen.
- seit April 2025 – EU/ViDA: Mitgliedstaaten dürfen nationale B2B-E-Rechnungspflichten ohne EU-Genehmigung einführen.
- ab 1.7.2030 – EU: Pflicht zur strukturierten E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze inkl. Echtzeit-Meldung.
- offen – Österreich: nationale B2B-Pflicht erwartet, aber noch nicht terminiert (Stand Juli 2026).
Was Sie jetzt tun sollten
Auch ohne nationale B2B-Pflicht lohnt sich die Vorbereitung – sie schützt Geschäftsbeziehungen und spart später Stress:
- Original-XML archivieren: E-Rechnungen im strukturierten Original aufbewahren – 7 Jahre gemäß § 132 BAO.
- Formate beherrschen: ebInterface (Österreich) und PEPPOL BIS (EU) sind die maßgeblichen Standards nach EN 16931.
- Früh umstellen: Wer nach Deutschland liefert oder EU-weit handelt, sollte E-Rechnungen schon jetzt senden und empfangen können.
InvoiceONE: bereit für jedes Format
Kleiner, aber wichtiger Hinweis zum Schluss: InvoiceONE verarbeitet schon heute alle gängigen E-Rechnungsformate – ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface und PEPPOL BIS – ebenso wie klassische PDF-Rechnungen. Das strukturierte Original wird revisionssicher archiviert. So sind Sie für jede kommende Frist – ob Deutschland, ViDA oder eine künftige österreichische B2B-Pflicht – bestens gerüstet.